دانلود تحقیق و مقاله رایگان با عنوان تحقیق کامل مدیریت مقاله
مقاله چيست ؟ مديريت و كنترل مقاله به چه معناست ؟
در زبانهاي گوناگون و حتي در سازمانهاي مختلف هر كشور در مورد واژه‌هاي برنامه ، طرح يا مقاله ، اختلافات لغوي ، معنايي و قانوني وجود دارد ؛ از اين رو چهارچوب آنان روشن و آشكار نيست و گاه به جاي يكديگر نيز استفاده مي‌شوند .
آرمانها و اهداف تعيين‌شده حكومت در سطح برنامه‌ريزي بلندمدت يا استراتژيك ، برنامه (Plan)ناميده مي‌شود كه اين برنامه‌ها داراي اهداف كيفي مي‌باشند . مانند برنامه توسعه صنايع شيميايي ، برنامه توسعه شبكه راه‌هاي كشوري ؛ دستيابي به اين اهداف و آرمانها در يك فاصله زماني بلندمدت كه معمولا بين ده تا بيست‌وپنج سال است ، امكانپذير مي‌باشد .
پس از اينكه برنامه‌ها در سطح برنامه‌ريزي بلندمدت مشخص گرديدند ، هر برنامه در سطح برنامه‌ريزي ميان‌مدت يا تاكتيكي توسط مديريت طراز اول يا سيستم اجرايي كشور به مجموعه‌اي از طرحها (Program) يا برنامه‌هاي اجرايي تفكيك مي‌شود كه شامل مجموعه‌اي از تصميمات مقطعي يا اجرايي هستند كه ظرف پنج تا ده سال آينده بايد اجرا و به نتايج موردنظر برسند .
هر طرح در سطح برنامه‌ريزي كوتاه‌مدت يا اجرايي توسط واحدهاي ستادي يا سطوح مديريت مياني نظام اجرايي كشور به مجموعه كارها و عملياتي كه آن را مقاله (Project) مي‌نامند ، تبديل و تقسيم مي‌شود .
بر اين اساس مقاله را اينگونه تعريف مي‌نماييم :
يك مقاله مجموعه‌اي از فعاليتهاست كه براي دستيابي به منظور يا هدف خاصي انجام ميگيرد . مقاله‌ها شامل فعاليتهايي هستند كه بايد در تاريخهاي معين ، با هزينه‌هايي معين و كيفيت تعيين‌شده‌اي به انجام رسند ؛ لازمه موفقيت هر مقاله ، دستيابي توام به هر سه عامل زمان ، هزينه و كيفيت معين است و خارج شدن هر يك از سه عامل مذكور از حدود تعيين شده ، مي‌تواند به انجام مقاله‌اي ناموفق و غيراقتصادي منجر شود .
تعريف مديريت مقاله:
مديريت‌مقاله برنامه‌ريزي و هدايت مقاله در چهارچوب زمان ، هزينه و كيفيت مشخص به‌سوي ايجاد نتايج مشخص آن است . مديريت‌مقاله فعاليتهاي برنامه‌ريزي ، سازماندهي ، نظارت بر اجرا و هدايت اجرا را در بر ميگيرد و سعي دارد تا با استفاده درست از منابع ، نتايج مشخص و موردانتظار را با هزينه توافق‌شده قبلي در موعد درست خود تحويل دهد . به بيان ديگر :
مديريت مقاله بكارگيري دانش ، مهارتها ، ابزار و تكنيكهاي لازم در اداره جريان اجراي فعاليتها ، به منظور رفع نيازها و انتظارات متوليان از اجراي مقاله است . مديريت مقاله در اجراي اين مهم از دو بازوي قدرتمند برنامه‌ريزي و كنترل مقاله بهره ميگيرد .
تعريف برنامه‌ريزي:
فرآيند برنامه‌ريزي ، تعيين توالي و توازي فعاليتهاي لازم براي اجراي يك مقاله با در نظر گرفتن زمان مورد نياز براي اجراي هر فعاليت و كيفيت تعيين شده براي آن فعاليت است .
تعريف كنترل مقاله:
كنترل مقاله فرايندي است در جهت حفظ مسير مقاله براي دستيابي به يك تعادل اقتصادي موجه بين سه عامل هزينه ، زمان و كيفيت در حين اجراي مقاله ، كه از ابزار و تكنيكهاي خاص خود در انجام اين مهم كمك ميگيرد . در واقع كنترل ، اجراي دقيق و كامل برنامه تدوين‌شده براي مقاله است ، بگونه‌اي كه هنگام خروج از برنامه بتوان با تشخيص علل و طرح اقتصادي‌ترين فعاليتها ، مقاله را به نزديك‌ترين حالت ممكن در مسير اوليه و اصلي خود بازگرداند . كنترل مقاله در اين راه از سه عامل زير بهره ميگيرد :
1- تعيين وضعيت واقعي مقاله .
2- مقايسه وضعيت واقعي با برنامه .
3- در نظر گرفت اقدام اصلاحي .
در گام آتي از تاريخچه مديريت مقاله خواهيم گفت …
تاريخچه مديريت مقاله به چه زماني باز مي‌گردد ؟
تاريخچه مديريت مقاله در جهان را معمولا به مديريت مقاله‌هاي عظيمي همچون ساخت اهرام مصر ، ديوار چين و يا بنا نهادن تخت جمشيد به دستور داريوش مربوط ميدانند ؛
هريك از اين مقاله‌ها از جمله مقاله‌هاي بزرگ و پيچيده تاريخ بشريتند كه با كيفيت استاندارد بالا و بكارگيري نيروي عظيم انساني ساخته شده‌اند .
يك مدير مقاله وقتي به شهر اسرارآميز هخامنشيان سري ميزند و در هر گوشهاي از آن به نقوش هنرمندانه برجسته باستاني برخورد مي‌كند بدون شك دچار حيرت مي‌گردد كه چگونه چنين مقاله عظيمي قريب دو هزار و پانصد سال پيش با چنين كيفيت منحصر به فردي ساخته شده كه علي‌رغم ويراني و به آتش كشيده شدن پياپي توسط اسكندر و تسخير كنندگان پس از او همچنان به عنوان نماد حيرت‌انگيز مقاله ايراني از آن ياد مي‌شود . هرچند به دستور كوروش ، مهندسان و سازندگان پاسارگاد موظف بودند شرح كار خود و همچنين برنامه كاري روز بعد خود را در لوحه‌هايي كه به نام كارنامك مشهور بود , بنگارند اما امروزه جز با تكيه بر حدسيات نمي‌توان اظهارنظر قاطعي پيرامون نحوه دقيق مديريت مقاله‌هاي عظيم عهد باستان ابراز داشت ، چرا كه متاسفانه تاكنون هيچ مدرك و نشانه‌اي دال بر چگونگي بكار بستن روشها و تكنيكهاي مديريت مقاله در اين طرحها يافت نشده است .
اما تاريخچه مديريت مقاله در دنياي جديد به سالهاي ابتدايي دهه 1900 ميلادي باز مي‌گردد ؛ جايي كه هنري گانت با توسعه نمودار ميلهاي ابداعي خود آغازگر حركت پرشتاب بعدي طي سالهاي دهه 1950 و 1960 ميلادي در مقاله‌هاي نظامي و هوافضاي آمريكا و سپس انگلستان گرديد . هرچند نام پرآوازه هنري گانت به عنوان پدر تكنيكهاي برنامه‌ريزي و كنترل مقاله در تاريخ ثبت گرديده است ليكن سالهاي دهه 1950 و 1960 به عنوان سالهاي آغازين رشد و توسعه مديريت مقاله در دنياي معاصر شناخته مي‌شود . اين سالها سرآغاز تكوين و توسعه بسياري از روشها و دانشهاي مربوط با مديريتهاي نه‌گانه مقاله است كه سالها بعد توسط نرم‌افزارهاي مختلف عملياتي و در مقاله‌ها بكار گرفته شدند .
تغييرات سريع تكنولوژيك ، بازارهاي شديد رقابتي و رايزني فشرده و قدرتمندانه شركتها ، همه‌وهمه سازمانها و بنگاههاي متولي مقاله را تشويق به تغيير سيستم مديريتي خود نمود . در هنگامه نبرد انتخاب بين غرق شدن يا شنا كردن و يا تطبيق و سازگاري يا مرگ و نابودي ، مديريت مقاله و مقاله‌مداري درمديريت تنها انتخاب و راه نجات فراروي پيمانكاران و سازمانها بود . حال به تارنماي مديريت مقاله در دنياي معاصر تا شكل‌گيري استاندارد جهاني مديريت مقاله كه سبب قوام يافتن دانش مديريت مقاله گرديد ، مي‌پردازيم :
گانت چارت در اوائل دهه 1900 ميلادي :
تاريخچه تكوين بارچارت به دوران جنگ جهاني اول ميرسد ؛ جائيكه يك آمريكايي به نام هنري گانت براي نخستين بار بارچارت را براي برنامه‌ريزي و كنترل مقاله‌هاي موسسه كشتي‌سازي‌اش بكار برد . به پاسداشت اين اقدام نام گانت قبل از عنوان بارچارت تداعي كننده اين اقدام ارزشمند است . كتاب مرجع مهندسان صنايع اشاره مي‌دارد كه هنري گانت به كمك ابزار ابداعي خود در خلال جنگ جهاني اول توانست زمان ساخت كشتيهاي ترابري خود را به ميزان چشم‌گيري كوتاه نمايد . امروزه گانت چارت بدليل ساده و قابل فهم بودن آن , به عنوان روشي جالب و پرطرفدار به شكل وسيعي در دنيا جهت مديريت زمان مقاله‌ها به كار برده مي‌شود . يافته‌هاي يك پژوهش در ميان كاربران نرم افزار برنامه‌ريزي و كنترل مقاله Micro Soft Project نشان داد كه هشتاد درصد مديران مقاله‌ها در دنيا ترجيح مي‌دهند براي برنامه‌ريزي و كنترل مقاله‌هايشان از گانت چارت استفاده نمايند .
مديريت مقاله در دهه 1950 و 1960 ميلادي :
تقريبا غالب تكنيكها و روشهاي مديريت مقاله كه ما امروزه از آنها استفاده ميكنيم توسط وزارت دفاع , صنايع نظامي و سازمان هوافضاي ايالات متحده در خلال سالهاي دهه 1950 و 1960 ميلادي ابداع و توسعه يافتهاند كه روشهايي همچون روش Pert , ارزش بدست آمده , مهندسي ارزش و ساختار شكست كار از آن جملهاند . صنعت ساختمان نيز در تكوين و توسعه روشهايي همچون روش مسير بحراني , روش نمودار پيشنيازي , استفاده از نمودار شبكهاي و تسطيح منابع ياري رسانده است . در جريان اين تحولات , مقاله‌هاي بسيار بزرگي همچون مقاله فضايي آپولو و يا ساخت نيروگاههاي اتمي در اين دوران اجرايي گرديدند .
يكي از نخستين كاربردهاي علمي و مدرن مديريت مقاله در ساخت اولين زيردريايي هسته‌اي در دهه 1950 در آمريكا صورت گرفت ؛ درياسالاري به نام ) ( Adm. Hyman Rickover مدير مقاله اين طرح ، براي اولين بار جهت هماهنگ كردن صدها پيمانكار ، هزاران منبع و اطمينان از اجراي به موقع مقاله ، روشي جديد كه امروزه با نام Pert شناخته مي‌شود ، ابداع نمود . هرچند بدون وجود كامپيوتر عمليات دستي محاسبه مسيربحراني بسيار دشوار بود اما كمك بسيار زياد اين روش و اجراي موفقيت‌آميز مقاله مذكور موجب شد تا همگان به اهميت علم جديد پي برند . ساليان پس از آن ، اين تكنيك در مقاله‌هاي ساخت فضاپيماها و ديگر مقاله‌هاي نظامي و غير آن ، بارها و بارها استفاده شد .
پيشرفت مهم ديگر بدست آمده در اين سالها , تعريف و تكوين مفهوم مسئوليت واحد براي مقاله‌هاي چندبخشي بود ؛ اين مفهوم هنگامي به كار مي‌رود كه يك فرد در مقاله مسئوليت كاري را در مقاله از ابتدا تا تكميل مقاله برعهده ميگيرد . عملي ساختن اين مفهوم , تيم مقاله را در به اشتراك نهادن منابع و ياري رساندن به يكديگر در ماتريس ساختار سازماني مقاله كمك مي‌كند .
1960 :
پژوهشهاي عملي Nasa پيرامون مفهوم ماتريس ساختار سازماني مقاله‌ها .
1962 :
Nasa سيستم Pert را معرفي نمود . در اين تكنيك تاكيد ويژهاي بر مفاهيم ساختار شكست كار و كنترل هزينه شده بود .
1963 :
معرفي مفهوم ارزش بدست آمده در مقاله‌ها توسط نيروي هوايي آمريكا .
1963 :
مفهوم چرخه حيات مقاله توسط نيروي هوايي ايالات متحده تكوين يافت .
1963 :
براي اولين بار در مقاله پولاريس در انگلستان , رسما در قرارداد از پيمانكاران خواسته شد تا سيستم مديريت مقاله را در مديريت فعاليتهايشان به كار گيرند .
1964 :
براي نخستين بار سيستم مديريت پيكربندي مقاله توسط Nasa به عنوان مجموعه رويه‌هاي اداري براي تعريف , مستندسازي و خصوصا كنترل فيزيكي سيستم يك مقاله و همچنين بازنگري و مستندسازي تغييرات پيشنهادي در اين سيستم طراحي گرديد .
1965 :
وزارت دفاع و Nasa در امريكا , سيستم قراردادهاي خود را از قراردادهاي هزينه به‌علاوه درصدي از سود , به سيستم قراردادهاي هزينه به‌علاوه جايزه يا قراردادهاي قيمت ثابت تغيير دادند .
1965 :
در اواسط دهه 1960 ميلادي دنيا شاهد رشد شگرف استفاده از تكنيكهاي مديريت مقاله نوين در صنعت ساختمان بود .
1965 :
شكست مقاله ساخت بمبافكن TSR-2 , عملا مشكلات و دردسرهاي همزماني توليد و توسعه ، پيش از تكميل طراحي در مقاله‌ها را به اثبات رسانيد . فقدان مديريت صحيح بر افزايش دستور كار مقاله , هزينه‌ها و تاخيرهاي مقاله را بسيار بالا برد و در نهايت موجب شكست مقاله گرديد .
1966 :
يافته‌هاي يك پژوهش منتشره در اين سال نشان داد كه اغلب ، زمان كافي براي مراحل تعريف و آماده‌سازي مقاله در چرخه حيات مقاله‌ها در نظر گرفته نشده و دقيقا به همين دليل مغايرتهاي فراواني در كنترل استاندارد زمان و هزينه مقاله‌ها و همچنين كنترل ناكافي تغييرات طراحي بوجود ميآيد .
1969 :
موسسه بينالمللي مديريت مقاله به عنوان اولين موسسه رسمي مديران مقاله تاسيس گرديد . يكي از مهمترين دستاوردهاي تاسيس اين موسسه , تدوين استاندارد جهاني دانش مديريت مقاله بوده است ؛ ازين پس بود كه دگرگونيها و پيشرفتهاي حوزه مديريت مقاله ، صورتي منسجم و مدون به خود گرفت .
در گام آتي از كاركردهاي مديريت مقاله خواهيم گفت …
كاركرد مديريت مقاله در چيست ؟
همان‌گونه كه در گامهاي پيشين بيان كرديم ، مديريت‌مقاله مجموعه ابزارهايي براي برنامه‌ريزي و هدايت مقاله به سوي اهداف موردنظر است ؛ اين اهداف بر پايه رضايت‌مندي مشتري و توجه به سه عامل زمان ، كيفيت و هزينه استوارند .
در نگاه اول ممكن است ابزارها و روشهاي مورد استفاده در مديريت مقاله زايد ، زمان‌بر و هزينه‌زا باشند ، اما بايد توجه داشت كه مديريت مقاله تنها راهي است كه مي‌تواند شما را از انجام به‌موقع مقاله مطمئن سازد . مديريت مقاله راهيست براي استفاده مناسب از انسان ، ماشين و پول در راستاي اجراي درست و به‌هنگام يك كار نو ، كاري كه بايد در همان اولين اجرا درست انجام شود .
مديريت مقاله يا مديريت بر مبناي مقاله ، روش كارايي در مديريت ، براي برخورد با كارهاي نو و ايجاد توازن در توجه به محدوده مقاله ، هزينه و كيفيت در قالب زمان و در محيطي مملوء از ريسك است . هدف از آموزش مديران مقاله توانمندسازي آنان در برابر مشكلات مقاله و آماده‌سازي آنها براي ورود به فضاي جديد و ناشناخته مقاله است . فنون مديريت مقاله سوالات زير را پاسخ مي‌گويند :
Ø چگونه مي‌توان كارهاي لازم براي اتمام موفقيت‌آميز مقاله را تعريف كرد ؟
Ø مدت زمان اجراي مقاله چقدر خواهد بود و چه هزينه‌اي در بر خواهد داشت ؟
Ø چگونه مي‌توان گروه مناسب كاري براي اجراي مقاله ايجاد نمود ؟
Ø چه مقدار كار و وظايف را بر عهده يك نفر مي‌توان گذاشت و چگونه مي‌توان از اجراي آن اطمينان يافت ؟
Ø چگونه مي‌توان انگيزه كاري را در بين افراد يك گروه زنده نگه داشت ؟
Ø چگونه بايد با افزايش هزينه‌ها برخورد كرد ؟
Ø آيا بودجه و هزينه تحت كنترل است ؟
Ø در چه مواقعي و كجا ، مقاله در معرض شكست قرار ميگيرد ؟
Ø براي اطمينان از انجام به‌موقع كارها چه بايد نمود ؟
Ø آيا مي‌توان تشخيص داد كه مقاله واقعا بر روي برنامه حركت مي‌كند يا خير ؟
در گام آتي از استانداردهاي مديريت مقاله خواهيم گفت …
استانداردهاي مديريت مقاله كدامند ؟
با گسترش حوزه تجاري شركتها و جهاني‌شدن مقاله‌ها ، امروزه استفاده از استانداردها براي همزباني افراد درگير در مقاله و اطمينان از اجراي درست كار ضروري است . استانداردها ، علاوه بر تبيين كار و تعيين چگونگي اجراي صحيح عمليات ، به عنوان مرجعي براي افراد گروه مقاله در اختلافات مطرح است . قوت استانداردها در جامع بودن آنها ، سادگي ، مقبوليت عام استفاده‌كنندگان و تضمينش براي اجراي درست كار است . با توجه به جهاني شدن شركت‌هاي ساخت و توليد و گسترش بازارهاي كار ، مديران مقاله بهتر است با استانداردهاي مديريت‌مقاله آشنا شوند ؛ بهره‌گيري از آنها مي‌تواند آنها را در اجراي برنامه‌هاي مقاله ياري نمايد .
موسسات و كشورهاي گوناگوني اقدام به تدوين استانداردهاي مخصوص خود در زمينه مديريت‌مقاله كرده‌اند ؛ اما در اين ميان چهار استاندارد داراي اهميت و مقبوليت بيشتري هستند :
1- PMBOK (Project Management Body Of Knowledge) :
اين همان نام آشنا و معروف است كه در انجمن مديريت مقاله آمريكا (PMI) تدوين‌شده و استفاده از آن بسيار متداول است . پس از تدوين PMBOK ، موسسه ملي استاندارد آمريكا نيز آن را تاييد و به عنوان استاندارد ملي آمريكا در زمينه مديريت مقاله ثبت كرده است . در اين استاندارد دانش مديريت مقاله در نه بخش بيان شده است . در اين ميان تفاوت‌هاي اندكي بين دونسخه‌ي موسسه‌ي PMI و موسسه‌ي استاندارد وجوددارد ؛ PMBOK نگاهي نظري و ANSI 99-001-2000 نگاهي اجرايي‌تر دارد . PMBOK همانند ساير استانداردها ، هرساله توسط هيات منتخبي از PMI بازبيني مي‌شود و در صورت نياز به تغيير ، ويرايش جديدي از آن به اطلاع اعضاء PMI ميرسد .
2- APM (Association For Project Management) :
اين استاندارد توسط مركز مطالعات مديريت مقاله انگلستان (UMIST) و زير نظر پروفسور موريس تهيه و تدوين شده است . اين استاندارد شامل هفت قسمت است كه در اين هفت قسمت چهل مفهوم كليدي در زمينه مديريت مقاله تشريح شده اند .
3- (British Standard) BS6079 :
اين استاندارد توسط شركت British Standard تهيه و تدوين شده است . اين استاندارد موردقبول دولت و صنعت انگلستان مي‌باشد ؛ در اين استاندارد مديريت مقاله به چهار قسمت تقسيم شده است .
4- JPMF Management Forum) (japanese Project :
اين استاندارد توسط انجمن پيشرفت مهندسي ژاپن (ENAA) تهيه شده است . ديدگاه اين استاندارد بر خلاف استانداردهاي فوق بر اين اساس است كه چگونه مديريت مقاله مي‌تواند محرك خلاقيت و ايجاد ارزش تجاري گردد ؟ اين استاندارد نيز مديريت مقاله را به چهار قسمت تقسيم كرده است .
استانداردهاي ديگري نيز چون استاندارد ISO 1006 تدوين‌شده‌اند كه نه عموميت استانداردهاي بالا را دارند و نه مقبوليت عام آنها را . در انتخاب استاندارد موردنظر لازم است نوع مقاله ، محيط اجرا و نظر مشتريان و حاميان مقاله را درنظر گرفت و با مديراني كه پيش از اين مقاله‌اي مشابه را مديريت كرده‌اند ، مشورت نمود .
در گام آتي حوزه‌هاي دانش مديريت مقاله را بيان خواهيم نمود …
حوزه‌هاي دانش مديريت مقاله كدامند ؟
براساس استاندارد PMBOK ، مديريت نه‌گانه حاكم بر مقاله‌ها عبارتند از :
1- مديريت يكپارچگي مقاله : توصيف كننده فرايندهاي موردنياز جهت حصول اطمينان از هماهنگي مناسب عناصر مختلف مقاله و شامل آغاز مقاله ، اجراي برنامه و اختتام مقاله مي‌باشد .
2- مديريت محدوده مقاله : توصيف‌گر فرايندهاي لازم براي حصول اطمينان از اين امر كه مقاله در برگيرنده تمامي فعاليتهاي موردنياز بوده و كار اضافي در آن انجام نمي‌شود ، مي‌باشد و شامل تصور توسعه مقاله ،محدوده توسعه وكنترل ، تعريف فعاليتها و كنترل آن مي‌گردد .
3- مديريت زمان مقاله : توصيف‌گر فرايندهاي لازم براي حصول اطمينان از خاتمه به‌موقع مقاله مي‌باشد و شامل تعريف ارتباط فعاليتها ، برآورد مدت زمان فعاليتها ، تهيه برنامه زماني و كنترل زمانبندي آنهاست.
4- مديريت هزينه مقاله‌ها : توصيف‌گر فرايندهاي لازم براي حصول اطمينان از اينكه مقاله در چارچوب بودجه مصوب به اتمام خواهد رسيد ، مي‌باشد و شامل برآورد هزينه ، بودجه‌بندي و كنترل هزينه مي‌گردد .
5- مديريت كيفيت مقاله: توصيف‌گر فرايندهاي لازم براي حصول اطمينان از تامين ضرورتهاي موثر در اجراي مقاله بوده و شامل برنامه‌ريزي ، تضمين و كنترل كيفيت مي‌باشد .
6- مديريت تداركات مقاله : توصيف‌گر فرايندهاي موردنياز براي فراهم كردن كالا و خدمات لازم‌الوجود در مقاله مي‌باشد و شامل برنامه‌ريزي و كنترل تداركات ، مديريت مدارك تجهيزات ، برنامه‌ريزي تقاضا و درخواست ، انتخاب منبع ، مديريت و ارزيابي طرفهاي قرارداد دست دوم(Subcontractors) آنهاست .
7- مديريت منابع انساني مقاله : توصيف‌گر فرايندي است كه بهترين شكل بكارگيري افراد در مقاله را تضمين مي‌نمايد و شامل تعريف ساختار سازماني نيروي انساني مقاله ، شيوه‌هاي جذب نيرو ، روش تخصيص نيروها (در ساختار ماتريسي) ، تشكيل ، سازماندهي و توسعه تيم مقاله مي‌باشد .
8- مديريت ارتباطات مقاله : توصيف‌گر فرايندهاي لازم براي حصول اطمينان از توليد ، جمع‌آوري ، انتشار و توزيع مناسب و به‌موقع اطلاعات مقاله بوده و شامل برنامه‌ريزي ارتباطات ، مديريت اطلاعات ، كنترل اطلاعات ، گزارش كارايي و اختتام رسمي مقاله مي‌باشد .
9- مديريت ريسك مقاله : توصيف‌گر فرايندي است كه با تعيين و تجزيه‌وتحليل واكنش مناسب در مقابل درجه ريسك مقاله سروكار دارد و شامل تعريف ريسك در مقاله ، برآورد ريسك ، كمي(مقداري) كردن ريسك ، اتخاذ واكنش در برابر ريسك و كنترل واكنش در قبال ريسك و پاسخگويي در قبال ريسك مي‌باشد .
در گام آتي با قوانين طلايي مديريت مقاله همراه خواهيم شد …
قوانين طلايي مديريت مقاله كدامند ؟
اين قوانين طلايي برمبناي تجربه ساليان مديران مختلف مقاله‌هاي بزرگ و كوچك ، تهيه شده و صيقل خورده است ؛ اصول مديريت مقاله بر مبناي همين دوازده قانون بنا نهاده شده‌اند . توجه به اين قوانين ، از مرحله آغازين مقاله تا انتهاي آن ، نتايج بهتري را به بار خواهد نشاند .
قانون اول : بايد به اجماعي بر روي اهداف و نتايج مقاله برسي !
اگر ندانيد كه قرار است چه چيز را به اتمام برسانيد ، اگر ندانيد چه چيزي بايد تحويل شود ، بعيد است كه خروجي ارزشمندي ارائه دهيد . مقاله‌اي كه نتايج آن شفاف نيست محكوم به شكست است . اولين قدم در راه موفقيت مقاله ، تعريف و تعيين دقيق اهداف مقاله است ؛ اهدافي كه همه افراد مهم درگير در مقاله روي آن اتفاق‌نظر داشته باشند . اين تنها كافي نيست كه شما بدانيد چه كاري مي‌خواهيد انجام دهيد ؛ افراد كليدي ، حاميان مقاله و اعضاي مقاله نيز بايد به آنچه مي‌خواهند انجام دهند ، معتقد باشند و آن را پذيرفته باشند .
قانون دوم : بايد بهترين تيم مقاله‌اي را كه مي‌تواني ، بسازي !
گروهي از افراد ماهر ، شايسته و خوب سازماندهي‌شده ، لازمه موفقيت مقاله است . تشكيل تيم خوب مقاله با انتخاب افرادي توسط مدير مقاله آغاز مي‌شود ؛ در انتخاب افراد ، به خصوص در مورد مقاله‌هاي بديع بايد به هوش و قدرت و سرعت يادگيري آنان بيش از تجربه بها داد . افراد بايد توان كار كردن در تيم را داشته باشند و به جايگاهي مناسب در تيم دست يابند . آنان بايد حين كار تنها متوجه كار باشند و نه درگيريهاي شخصي . گاهي لازم است افراد براي انجام درست كارشان آموزش ببينند . افراد بايد بتوانند درطول مدت زمان اجراي مقاله با علاقه كار را دنبال كنند ؛ از اين‌روست كه مدير مقاله بايد راهكارهاي لازم براي افزايش انگيزه اعضاي تيم مقاله‌اش را بداند .
قانون سوم : برنامه‌اي فراگير و مناسب رشد و ترقي تهيه و آن را بروز نگاه دار !
يك برنامه كامل مركز موفقيت مقاله است . اين سند ، محل ارتباط و فرماندهي كل نيروها ، منابع و زمان‌هاي مقاله است . بدون برنامه نمي‌توان يك تيم را براي دستيابي به اهداف راهبري كرد . بي‌شك ساخت يك برنامه به تنهايي كافي نيست ، چرا كه مدير نمي‌تواند آينده را پيش‌بيني كند ، از اين‌روست كه برنامه مقاله ، ممكن است بارها و بارها تغيير يابد . دلايل اين تغييرات ، كشف حقايق جديد نسبت به واقعيات مقاله ، به مرور زمان و تغيير ذهن و نيازهاي افراد مهم درگير است . گاهي تغيير محدوده مقاله يا تغييرطرح نيز سبب نياز به اين اصلاحات مي‌شوند .
قانون چهارم : ميزان منابع موردنياز ، انسان و تجهيرات را محاسبه كن !
بدون نفرات ، تجهيزات ، ابزار و سرمايه كافي ، هيچ راهي براي انجام تعهدات در موعد مقرر وجود ندارد . مدير بايد توانايي تامين منابع انساني موردنياز مقاله خود را داشته باشد ، در غير اين صورت بايد اثرات ناشي از كمبود منابع را بررسي كرده، آنها را به اطلاع افراد كليدي مقاله برساند . تامين منابع كافي براي يك مقاله ، يكي از سخت‌ترين وظايف مديران مقاله‌ها در ايران است .
قانون پنجم : زمانبندي واقع‌بينانه‌اي تهيه كن !
بدون زمانبندي مناسب ، قبل از آنكه كاري انجام شده باشد ، به موعد تحويل مي‌رسيد ! مدير مي‌تواند با صرف هزينه بيشتر ، منابع ، انسان و ابزار بيشتري تامين كند ؛ اما زمان را نمي‌تواند به هيچ شكلي تهيه كند ! تقريبا اغلب مديران ناموفق مقاله ، اعتبار خود را به دليل رعايت نكردن زمان و تحويل ندادن به موقع نتايج از دست داده‌اند .
قانون ششم : سعي نكن بيش از آنچه قرار است انجام شود ، انجام دهي !
البته اين به معناي آن نيست كه مدير كمتر از آنچه انتظار مي‌رود ، تحويل دهد ؛ بلكه بايد دقيقا چهارچوب‌هاي محدوده مقاله را در زمان ، كيفيت و هزينه رعايت كند . مدير در ابتدا به تعريف دقيق محدوده مقاله پرداخته و آن را به تاييد افراد كليدي مي‌رساند . پيش از آغاز هر مقاله‌اي ، اهداف و نتايج پاياني بايد به تاييد همگان برسد ؛ كليه افراد درگير در مقاله بايد نسبت به آنچه انجام مي‌دهند اطلاعات كافي داشته باشند تا بتوانند به درستي وظايفشان را به انجام رسانند . طراحي شيوه و روشي براي گردش مناسب اطلاعات در مقاله بين كليه افراد درگير ، يكي از وظايف مهم مدير مقاله است .
قانون هفتم : نقش افراد را به‌خاطر بسپار !
برخي مديران مقاله در طول اجراي مقاله فراموش مي‌كنند كه اساسا مقاله براي مردم انجام مي‌شود و نتايج آن قرار است در خدمت مردم باشد . موفقيت مقاله بستگي به نظر مردم دارد ؛ براي آنكه مدير مقاله موفقي باشيد بايد خود را مطابق نظر مردم و با اولويتهاي آنان هماهنگ سازيد . فراموش نكنيد كه مردم مقاله را مديريت مي‌كنند ، آنها قسمت اعظم كار را انجام مي‌دهند و مردم هستند كه از نتايج پاياني خوشحال يا ناراحت مي‌شوند .
اغلب مقاله‌ها براي مردم ، چه آنها كه مستقيما در تيم ساخت مقاله درگيرند چه سايرين ، فشارهاي عصبي ايجادمي‌كند ؛ چرا كه گروهي از كارهاي نو است كه تاثير نتايج آن بر زندگيشان هنوز مشخص نيست . بد نيست بدانيد اگر نتايج پاياني مقاله به ضرر مردم باشد اغلب با شكست مواجه مي‌شود !
قانون هشتم : حمايت مداوم مديريت سازمان و افراد كليدي را به دست آور !
لازم است مدير پيش از آغاز كار حمايت افراد مهم درگير مقاله را به دست آورد . مهارت كلامي و قدرت چانه‌زني بالا اينجاست كه خودنمايي مي‌كند . اين قانون مشابه قانون اول ، اما فراتر از آن است ؛ مدير در اينجا نه تنها نظر مثبت ايشان را جلب‌مي‌كند كه آنها را راضي مي‌كند گاهي از نفوذ يا قدرت خود براي پيشبرد كارهاي مقاله استفاده نمايند .
قانون نهم : منتظر و مترصد تغييرات باش !
اين قانون دركنار قانون سوم معنا دارد . مقاله همواره درمعرض تغييرات گوناگون است ؛ تغييرات محيطي ، تغيير نيازها ، تغيير روش و انبوه تغييرات ديگري كه ممكن است براي مقاله رخ دهد . مدير نبايد منتظر تغييرات بماند و پس از رخ‌دادن نسبت به آنها واكنش نشان‌دهد ؛ بهتر است مديران بياموزند كه نسبت به تغييرات پيش‌دستي كنند ؛ مديران موفق خود عامل ايجاد تغييرند .
تغيير يك اصل در دنياي پرشتاب امروز است . مقابله با تغييرات و اقدامات مناسب در قبال آنان هنر مدير و برنامه‌ريزان مقاله را مشخص مي‌نمايد . چگونگي عمل آنها در قبال تغييرات و انعطاف‌پذيري برنامه ، مقاله را به‌سوي موفقيت يا شكست راهبري مي‌كند . به ياد داشته باشيد كه جهت‌دهي تغيير ، مطابق امكانات تيم مقاله مي‌تواند نجات‌دهنده مدير و مقاله‌اش باشد ؛ اگر منتظر تغيير بمانيد و آنگاه عكس‌العمل نشان دهيد ، زمان زيادي را از دست خواهيد داد . چشمان خود را براي مشاهده تغييرات بيش از پيش باز بگذاريد !
قانون دهم : افراد را ازآنچه تاكنون انجام داده‌اي مطلع كن !
مدير بايد كليه افراد مهم درگير در مقاله را از پيشرفت ، مشكلات و تغييرات مقاله آگاه سازد . او بايد از اين قانون ساده پيروي كند : آگاه‌سازي افراد از همه چيز ! مهمترين قانون در دنياي كار ، راست‌گويي و صداقت است . بهتر است در مواجه با مشكلات حقيقت را با افراد كليدي در ميان گذاريد و از آنان در حل مشكلات راهنمايي و حمايت بخواهيد .
قانون يازدهم : مبدع كارهاي نو و روشهاي نو باش !
مقاله يعني كار نو ! ازآنجا كه تقريبا تمام مقاله‌ها در نتايج ، تيم مقاله ، اهداف ، انتظارات و زمان متفاوتند بايد مترصد استفاده از روشهاي نو ، ابزار نو ، نرم‌افزارهاي جديد ، افراد و متخصصين جديد بود . روشهايي كه در گذشته موجب رشد و پيشرفت شده‌اند ممكن است نتوانند راه‌گشاي مشكلات حال شما باشند .
قانون دوازدهم : رهبر مقاله باش .
راهبري مقاله ، كار سختي است . رهبري افراد درميان مسيري نو و ناآشنا به‌سوي اهداف نو بسيار مشكل است . رهبري هنري است كه به شكل ذاتي در برخي وجود دارد ؛ تنها مطالعه كتب مديريت كافي نيست . مديريت تنها خواندن گزارش‌هاي نظارتي ، تاييد يا رد پيشنهادات يا صدور فرمانهاي لازم در قبال تغييرات ، نيست ؛ مديريت ، فراتر از اينها ، در همراه بودن با تيم مقاله و ايجاد انگيزه در آنها نهفته است .
مدير بايد بتواند افراد مختلف با سليقه و افكار مختلف را ، براي دستيابي به يك هدف واحد گردهم آورد و تا پايان مقاله در كنار يكديگر نگاه دارد ؛ شايد تشكيل تيم آسان باشد ، اما مهم نگاهداري تيم تا پايان مقاله است .
درنگاه اول عمل به اين قوانين مشكل به نظر ميرسد ، اما موفقيت يا شكست مقاله در عمل به اين موارد نهفته است . اساس دانش مديريت مقاله بر مبناي همين دوازده قانون طلايي ، پي‌ريزي شده است . توجه به اين قوانين نشان مي‌دهد كه مديريت مقاله ، همان مديريت است كه اين‌بار بر مبناي مقاله ظهور كرده است . در نهايت كليه تكنيكهاي مديريت ، از يك سري اصول پيروي مي‌كنند و با شناخت آنها و اضافه کردن ويژگي‌هاي خاص مقاله‌هاست که مي‌توان مقاله را به خوبي مديريت نمود .
در گام آتي از توانمنديهاي مدير مقاله خواهيم گفت …
يك مدير مقاله بايد داراي چه توانمندي هايي باشد ؟
دامنه عملياتي مقاله‌ها و اعمال مديريت بر آنها ، بازه‌اي وسيع‌تر از محدوده خود مقاله را دربردارد . سازمان اجراي مقاله معمولا به عنوان بخشي از سازمانها ، شركتها و موسسات دولتي و خصوصي مطرح است . ساختار سازمان اجرايي مقالها ، اغلب متاثر از اقتضا و محدوديت‌هاي استفاده از منابع كاري در آنها هستند . در هرشكلي از سازمان اجرايي مقاله ، اين مدير مقاله است كه به عنوان مسئول آن و تحويل‌دهنده كار مطرح است . در سازمانهاي مقاله‌مدار ، مدير مقاله كليه اختيارات و استقلال يك مدير را دارا بوده ، كليه بخش‌ها را شخصا مديريت مي‌كنند . اين وضع در سازمانهاي وظيفه‌اي كه بر مبناي مقاله‌ها طراحي نشده‌اند متفاوت است و مدير در آنها بيشتر يك هماهنگ‌كننده يا پيگيري‌كننده است .
مديريت عمومي دربرگيرنده طيف گسترده‌اي از جنبه‌هاي مختلف سرپرستي فعاليتهاي مستمر است . مهارتهاي مديريت عمومي ، پايه و مبناي اصلي مهارتهاي مديريت مقاله هستند و آگاهي كامل از آنها اغلب براي مديران مقاله ضروريست . تواناييهاي يك مدير مقاله از ديدگاه PMBOK به‌شرح ذيل است :
1 – رهبري
رهبري (Leadership) و مديريت (Management)، از يكديگر متمايزند ولي نياز توامان به آنها در مقاله احساس مي‌شود . مديريت توجه خاص به سازگاري بين نتايج اصلي حاصله و انتظارات متوليان و مجريان است درحاليكه رهبري شامل موضوعات زير است :
Ø تعيين اهداف سازماني : مشخص نمودن اهداف و تبيين استراتژي دستيابي به آنها .
Ø همسوسازي متوليان و مجريان : ايجاد ارتباط و همسوسازي اهداف فردي و ايجاد انگيزه همكاري مشترك بين دست‌اندركاران براي حصول به اهداف سازماني .
Ø ايجادانگيزش : كمك به متوليان و مجريان در ايجاد انگيزه در آنها براي غلبه بر مشكلات محيطي ، قوانين اداري و ساير محدوديت‌هاي فردي .
انتظار مي‌رود در مقاله‌ها ، به‌خصوص مقاله‌هاي بزرگ ، مدير مقاله ، رهبر نيز باشد . اين رهبري نه تنها در امور مقاله ، كه در همه بخش‌هاي ارتباطي اعضاي تيم مقاله جريان مي‌يابد .
2- ارتباطات
موضوع‌اصلي ارتباط (Communicating) تبادل اطلاعات است . طراحي و پياده‌سازي جريان درست داده‌هاي دقيق و پردازش مناسب آنها به منظور دستيابي به اطلاعات درست ، از مهارتهاي مهم مديريت عمومي است . انواع روشهاي ارتباطي در مقاله گسترده است و طيف وسيعي شامل ارتباطات شفاهي ، نوشتاري ، شنيداري و گفتاري ، رسمي و غيررسمي ، داخلي و خارجي ، عمودي و افقي را دربردارد .
مدير مقاله بايد روش درست انتقال اطلاعات و چگونگي برقراري ارتباط در هر بخش را به دقت طراحي كند تا از گردش مطلوب اطلاعات در سازمان مقاله‌اش اطمينان يابد . داشتن اطلاعات درست ، دقيق و به‌هنگام ، از پيش‌شرط‌هاي لازم براي تصميم‌سازي است . اهميت اين مساله در مقاله‌ها به‌حدي است كه PMBOK ، فصل‌دهم خود را به مساله ارتباطات در مقاله اختصاص داده است .
3- مذاكره
مذاكره (Negotiation) مشاوره و رايزني با ديگران براي كسب نتيجه و دستيابي به توافقي مشخص است . بسياري از توافقات با حضور طرفين يا نمايندگانشان و با گفتگو حاصل مي‌گردد . ميانجي‌گري ، حكميت و داوري ، برخي اشكال گوناگون مذاكره هستند . مذاكرات در مقاله‌ها، به‌دفعات و در زمان‌هاي مختلفي صورت مي‌پذيرد .
4- حل‌وفصل اختلافات
حل مشكلات مقاله (Problem Solving) ، تلفيق توام بيان مسايل روزمره و اخذ تصميم است . حل مشكلات نياز به ريشه‌يابي آنها و يافتن علت‌ومعلول‌هاست . حل‌وفصل مشكلات ، شامل تجزيه و تحليل مساله و تعيين راه‌حل‌هاي مناسب و سپس انتخاب يكي از آنان ، از فعاليتهاي مهم مديريت است . تصميمات بايد به‌موقع اتخاذ شوند و اجراي آنها به‌دقت پيگيري شود .
5- تاثير بر سازمان
توانايي سازمان ، قابليت انجام به‌موقع امور است . براي ايجاد اين قابليت بايد هماهنگي مناسب بين اجزاي سازمان برقرار گردد و تصميمات اتخاذشده مدير به‌درستي توسط افراد اجراشود ؛ اينجاست كه مديران نياز به هنر اقتدار و علم سياست دارند تا از طريق نفوذ بر افراد ، تواناييهاي سازمان در اجراي به‌موقع تصميمات را افزايش دهند .
در گام آتي مراحل برنامه‌ريزي و كنترل مقاله را بيان خواهيم نمود …
مطالب مرتبط