آشنایی با بانک اطلاعاتی Access

این نرم افزار به مراتب از پنجمین نسخه خود که برای نسخه های۳۲ بیتی ویندوز طراحی شده بود قدرتمندتر گشته و نیاز به بررسی نحوه استفاده از کامپیوتر برای انجام کار تحتAccess دارد. اگر تاکنون به علت نیاز به مهارت های برنامه نویسی یا به علت نیاز به صرف وقت زیاد جهت یادگیری کار با بانک های اطلاعاتی، از نرم افزارهای بانک های اطلاعاتی دوری گزیده‌اید، اکنون می توانید بدون واهمه از علل فوق کار با برنامه ساده و آسانAccess را شروع کنید. ولی چگونه می توان مطمئن شد که به کاربردن Accessبرای انجام کارهای شما یک برنامه مناسب و انتخاب درست می باشد برای این منظور در زیر نگاهی به مزایای استفاده ای یک نرم افزار توسعه بانک اطلاعاتی بیندازید.

به یک زبان ساده، یکDataBase (بانک اطلاعاتی) به مجموعه رکوردها و پرونده هایی اطلاق می شود که به منظور خاصی سازماندهی شده اند. برای مثال، می توانید اسامی و نشانی کلیه دوستان یا مشتریان را بر روی کامپیوتر خود نگه دارید. و یا کلیه نامه هایی را که می نویسید نگهداری کرده و انها را به ترتیب اسامی گیرندگان آنها مرتب سازید. و یا مجموعه ای از پرونده های حاوی، اطلاعات مالی- پول های پرداختی و حساب های دریافتی و موازنه حساب های خود را روی کامپیوتر ذخیره کنید. اسناد واژه پرداز که برحسب عنوان سازماندهی می شوند نیز به نوعی یک بانک اطلاعاتی را تشکیل می‌دهند. پرونده های صفحه گسترده ای که بر حسب کاربران آنها سازماندهی شده اند نیز نوع دیگری از یک بانک اطلاعاتی می باشند، میانبرها به کلیه برنامه ها در روی منویStart ویندوز نیز نوعی بانک اطلاعاتی محسوب می شوند و میانبرهای اینترنت به پوشهFavorite شما هم یک بانک اطلاعاتی است.

اگر کار شما کاملاً سازماندهی شده باشد، می توانید صدها کاربرگ یا میانبر را با استفاده از پوشه ها و زیرپوشه ها اداره کنید. هنگام انجام این کار، «شما» مدیر بانک اطلاعاتی محسوب می شوید. ولی اگر به اشکال بزرگی برخوردید چه باید کرد؟

چگونه می توان اطلاعات مربوط به مشتریان متعدد را که در اسناد و پرونده های کاربرگ های گوناگون درج شده اند جمع آوری کرد و به آنها دسترسی داشت؟ چگونه می توان با وارد کردن اطلاعات جدید همین اطلاعات رابطه برقرار نمود؟ چگونه می‌توان مطمئن شد که اطلاعات وارد شده صحیح می باشند؟ چگونه می توان اطلاعات را با دیگرانبه اشتراک گذاشت، ولی به آنان اجازه تغییر آنها را نداد؟ برای انجام این کارها، به یک سیستم مدیریت اطلاعات یا DataBase Management System (DBMS) نیاز دارید.

تقریباً کلیه سیستم های جدید مدیریت بانک اطلاعاتی، اطلاعات را با استفاده از الگوی مدیریت رابطه ای بانک اطلاعاتی، ذخیره و اداره می کنند. در یک سیستم مدیریت رابطه‌‌ای بانک اطلاعاتی که به RDBMS معروف می باشد، سیستم کلیه اطلاعات را از طریق جدول کنترل می کند. در جدول هایی (Tables) که حتی یک عنوان مثل نام مشتری یا محصول ذخیره می شوند، هر جدول دارای ستون ها(Columns) یا فیلدها(Filds) می باشد که هر ستون حاوی اطلاعات مختلفی درباره موضوع (مثل نشانی مشتری یا شماره های تلفن) می باشد. و نیز یک جدول دارای ردیف ها(Rows) (یا رکوردها(Crecords) است که کلیه مشخصه های یک نمونه از موضوع (مثل اطلاعات درباره یک محصول یا یک مشتری خاص) در آنها ثبت می شوند. ولی هنگامی که از یک بانک اطلاعاتی پرس و جویی(Query) می کنید (آوردن اطلاعات از یک یا چند جدول) همیشه نتیجه شبیه جدول دیگری به نظر خواهد رسید.

اصطلاح رابطه ای (Relational) از این واقعیت ناشی می شود که هر جدول در یک بانک اطلاعاتی حاوی اطلاعات مربوط به یک موضوع و فقط یک موضوع می شود. اگر الگوی مدیریت رابطه بانک اطلاعاتی را مرور کنید متوجه خواهید شد که رابطه (Relation) برای مجموعه ای از ردیف ها (یک جدول) درباره یک موضوع به کار می‌رود، و نیز اطلاعات مربوط به دو دسته از اطلاعات (مانند مشتری ها و سفارشات) می توانند بر اساس مقدارهای مرتبط داده های به عنوان یک ورودی منظور شوند. برای مثال، ذخیره اسم و نشانی ممشتری برای هر سفارشی که مشتری می دهد کار زائدی است. در یک سیستم رابطه ای بانک اطلاعاتی، اطلاعات مربوط به هر سفارش دارای فیلدی است که اطلاعاتی مانند شماره مشتری را ذخیره می کند و از این فیلد می توان برای برقراری ارتباط و اخذ هر نوع اطلاعات مربوط به این مشتری استفاده کرد.

در عین حال می توانید اطلاعات مقدارهای مرتبط به هم در چند جدول یا پرس و جو را با هم یکی سازید. برای مثال می توان از اطلاعات شرکت که شامل اطلاعات تماس است برای یافتن نشانی های تماس با یک شرکت خاص استفاده کرد و یا از اطلاعات مربوط به کارکنان همراه با اطلاعات هر دپارتمانی برای پیدا کردن بخشی که کارمند خاصی در آن کار می کند استفاده نمود.

چند اصطلاح مربوط به بانک اطلاعاتی/ پایگاه داده های رابطه ای

:Relation اطلاعات درباره فقط یک موضوع مانند مشتریان، سفارش ها، کارکنان، تولیدات یا شرکت ها. این اطلاعات معمولاً در سیستم مدیریت رابطه ای بانک اطلاعاتی  در یک جدول (Table) نگهداری می شوند.

:Attribute اطلاعات ویژه درباره یک موضوع، مثل نشانی مشتری یا ارزش یک سفارش. مشخصه های فوق معمولاً در ستون (فیلد) یک جدول قرار داده می شوند.

:Instance یک عضو مخصوص در یک رابطه- مثل یک مشتری یا محصول منفرد. این جزء معمولاً در جدول به صورت یک رکورد یا در ردیف نگهدرای می شود.

:Relationship روشی که در آن اطلاعات در یک رابطه مربوط به اطلاعات در رابطه دیگری می شود. برای مثال، هر مشتری دارای «یک- به- چند» رابطه با سفارش ها می‌باشد، زیرا یک مشتری می تواند چند سفارش داشته باشد، ولی هر سفارش مختص به یک مشتری می باشد. رابطه شرکت ها با افراد مورد تماس یک رابطه «چند- به- چند» می باشد، زیرا هر مشتری می تواند چند نشانی تماس داشته باشد و یک مشتری نیز می تواند با چند شرکت تماس داشته باشد.

:Join پروسه به هم پیوستگی جدول ها یا پرس و جوها در جدول ها از طریق مقدارهای داده های مربوط به هم. برای مثال، مشتریان را می توان با تطابق شماره شناسایی مشتری(Customer ID) در یک جدول مشتری به سفارش ها در جدول سفارشات به هم مربوط ساخت.

قابلیت های یک بانک اطلاعاتی

یک RDBMS کنترل کامل برای چگونگی تعریف داده ها، کار با آنها و اشتراک گذاری داده ها با دیگران ار ممکن می سازد. این سیستم ویژگی های پیشرفته برای کاتالوگ و مدیریت داده های بسیار در جدول های گوناگون را نیز ارائه می دهد. یک RDBMS از سه قابلیت عمده تعریف داده ها، دستکاری داده ها و کنترل داده برخوردار است.

تعریف داده ها: در RDBMS می توانید داده های ذخیره شده در بانک اطلاعاتی خود را از نظر نوع داده (مثلاً داده عددی یا داده حرفی) و چگونگی ارتباط داده ها مشخص سازید. در بعضی موارد شما می توانید نحوه قالب بندی داده و چگونگی تعیین صحت آن را نیز مشخص سازید.

دستکاری داده ها: به روش های گوناگون می توان با داده ها کار کرد. شما می توانید فیلدهایی از داده را که لازم دارید مشخص سازید، داده ها را از فیلتر بگذرانید و آنها را مرتب سازید. شما می توانید داده ها را با اطلاعات مربوطه مرتبط ساخته و خلاصه ای از داده ها را تهیه نمایید و یا می توانید مجموعه ای از داده ها را انتخاب کرده و از RDBMS بخواهید تا این داده ها را به روز رسانده، حذف نموده و بر روی جدول دیگر کپی نمایید یا جدول جدیدی برای این داده ها بسازید.

آشنایی با نرم افزار ACCESS

بانک اطلاعاتی چیست؟

بانک های اطلاعاتی رابطه ای

چند اصطلاح مربوط به بانک اطلاعاتی/ پایگاه داده های رابطه ای

قابلیت های یک بانک اطلاعاتی

Access مایکرو سافت به منزله یک RDBMS

تعریف داده ها و ذخیره سازی

دستکاری داده ها

کنترل داده ها

Microsoft Access به منزله یک سیستم توسعه کاربردی

تصمیم گیری برای استفاده از نرم افزار بانک اطلاعاتی

دلایل سوئیچ کردن به یک بانک اطلاعاتی