دانلود مقاله کارگاه مهارتهای عمومی مدیریت

دانلود مقاله کارگاه مهارتهای عمومی مدیریت

مقدمه
جلسه یکی از مؤلفه های اصلی و مهم در کسب و کار است. اما برگزاری جلسه مستلزم صرف زمان و هزینه است. که صد البته هر دو بسیار ارزشمند هستند. بنابراین بهتر است فقط زمانی تشکیل جلسه بدهیم که ضرورت داشته باشد و باید همیشه جلسات مختصر و مفید باشند.
جلسه چیست؟
یک جلسه کاری عبارت است از گروههای عده ای از افراد که با هدف مشکلات یا اخذ تصمیمات کاری انجام می شود. اکثر جلسات کاری جنبه رسمی دارند و بایستی زمان و مکان آنها از قبل مشخص شده باشد. تعداد افراد شرکت کننده معمولاً بیشتر از دو نفر است ولی میتواند بین دو نفر هم باشد. جلسه دارای هدف مشخصی است که در دستور جلسه ذکر می شود و قبل از تشکیل جلسه بین شرکت کنندگان توزیع می شود.
بررسی هزینه ها :
بهترین جلسات آنهایی هستند که فقط با حضور افراد مرتبط با موضوع، تشکیل می شوند و ضمن صرفه جویی در وقت و هزینه ها دانش ایشان برای دست یابی به یک هدف مشخص مورد استفاده بهینه قرار میگیرد:
آگاهی از اهداف
معمولاً هدف از برگزاری نشست های کاری در یکی از مقوله های زیر است

انتقال اطلاعات یا ارائه توصیه ها و رهنمودهای کاری؛
صدور دستورات ؛
رسیدگی به گلایه ها و شکایات یا انجام قضاوت؛
اتخاذ یا اجرای تصمیمات کاری؛
دستیابی به ایده های نو؛
ارائه یک طرح پیشنهادی جهت بررسی و به تصویب رساندن آن.
تنظیم وقت

پس از اتخاذ تصمیم در مورد هدف اصلی تشکیل جلسه، تاریخ و زمان برگزاری جلسه متناسب با وقت کلیه افرادی که حضورشان ضروری است تنظیم می گردد/

تأکید بر اهداف
اهداف را بایستی بصورت کلی و جزئی خلاصه کرد تا کلیه شرکت کنندگان آنها را بخاطر داشته باشند تا چنانچه از مسیر اصلی بحث دور شدند آنها را متوجه دستور جلسه کرد.

نکته : اگر بدون تشکیل جلسه میتوان موضوعی را حل و فصل کرد، حتماً همین کار را انجام دهید.
جلسات رسمی
قوانین مربوط به برگزاری نشستهای رسمی ممکن است بسیار پیچیده و از کشوری به کشور دیگر، یا سازمانی به سازمان دیگر متفاوت باشد. از جلسات رسمی عبارتند از : جلسات هیئت مدیره، جلسات عمومی، کنفرانسها ، جلسات خارجی، مجامع عمومی سالیانه، جلسات کمیته های دائمی.

نکته : استفاده از ارتباطات مجاری مثل کنفرانسهای تلفنی، ویدیویی، اینترنت، پست الکترونیک و پیام های اینترنتی در برگزاری جلسات بسیار مفید است.
عوامل مؤثر بر برگزاری جلسه
۱) انتخاب نوع جلسه : رسمی یا غیر رسمی باشد.
۲) تعداد شرکت کنندگان : معمولاً جلسات شش تا نه نفره با کارایی بیشتری همراه است.
۳) با گذاشتن یک ساعت مچی روی میز : تنظیم وقت جلسه
۴) دستور جلسه : از قبل آماده و کاملاً مطابق آن جلسه را پیش برود.
مقدمات تشکیل جلسه
بایستی فرصتی را به فراهم کردن مقدمات تشکیل جلسه اختصاص دهیم، با اینکار به هیچ وجه اتلاف وقت نیست. نتیجه فعالیتها و هماهنگی های قبل از نشست باید به گونه ای باشد که افراد کلیدی حتماً در زمان و مکان مناسب در جلسه حضور یابند و در نهایت تصمیمات منطقی و درستی را اتخاذ کنند.
انتخاب شرکت کنندگان
– کسانی را بایستی انتخاب کرد که حضور آنها ضروری و بتوانند با استفاده از مهارت یا پیشنهادات خود نقش مفیدی ایفا کنند.
– نقش شرکت کنندگان ارزیابی شود و نام آنها در دستور جلسه کنار مورد مربوطه یادداشت شود.
اطلاع دادن به شرکت کنندگان
تاریخ، زمان، مکان و هدف از تشکیل جلسه را دقیقاً به اطلاع شرکت کنندگان برسانید و گاهی اوقات راحت ترین کار این است که از شرکت کنندگان بخواهید در همین جلسه زمان تشکیل جلسه بعدی را مشخص و قطعی کنید.
تهیه و دستور جلسه
گرد آوری مفاد دستور جلسه فهرستی از موارد و موضوعاتی است که قرار است در طول جلسه مطرح شوند و مورد بحث و بررسی قرار گیرند.
دستور جلسه بایستی کوتاه، ساده، و واضح و روشن باشد. (نمونه دستور جلسه ص ۲۲)
تنظیم – دستور جلسه باید حاوی عناوین مورد بحث و جزئیات مربوط به تاریخ، زمان، مکان و هدف باشد.
توزیع – پس از تهیه پیش نویس باید آنرا به تأیید شرکت کنندگان رسانده و در صورت تغییر در آن دیگران بایستی مطلع شوند.
تعیین محل جلسه
مکان بایستی از نظر شرکت کنندگان راحت و مناسب باشد (حداقل سر و صدا و نور و دما و تهویه مطلوب باشد) و نیز با اهداف جلسات سازگاری داشته باشد مثلاً اگر هدف آشنایی دو گروه با هم می باشد بهتر است در فضایی آرام در خارج از شهر باشد.
انواع محل های برگزاری جلسه: دفتر شما – دفتر یکی از دبیرستان – اتاق جلسات شرکت – اتاق جلسه خارج از شرکت مرکز کنفرانس – محل های خارج از شهر
محل نشستن شرکت کنندگان
از قبل در مورد محل نشستن افراد تصمیم بگیرید. در جلسات تک به تک سه روش حمایتی (نسبت به طرف مقابل با یک زاویه قائمه بنشینید) مشارکتی (در کنار او بنشینید) رودر رو( در طرف دیگر میز روبروی او بنشینید)
در جلسات گروهی سه روش مخالفت رودر رو (افراد دارای نقطه نظرات مخالف در دو طرف یک میز مستطیلی می نشینند) رعایت سلسله مراتب (رئیس جلسه سر یک میز مستطیل و بقیه به ترتیب ارشدیت در کناره های میز مستطیل شکل می نشینند ) بحث آزاد ( از میر گرد استفاده می شود)
فراهم کردن تمهیدات لازم
_ آماده سازی محل تشکیل جلسه مثل مرتب کردن میز و صندلی ها و چک کردن وسایل سمعی بصری یا توزیع دستور جلسه ، تهیه نوشت افزار، تنظیم اوقات استراحت.
حضور در جلسه
تلاش در جهت دست یابی به اهداف یک جلسه مسئولیت تک تک شرکت کنندگان در آن است. لذا لازم است حتماً از قبل خود را آماده کنید و فعالانه مشارکت داشته باشید. به وضعیت ظاهری و شیوه سخن گفتن و نیز گوش دادن به صحبتهای دیگران توجه خاصی کنید.
تنظیم صورت جلسه
توسط منشی جلسه تهیه می شود و شامل خلاصه مذاکرات و تصمیم گیریی هایی است که به صورت مکتوب جزو سوابق نگهداری شوند. در متن صورتجلسه باید زمان و مکان، اسامی شرکت کنندگان، مفاد دستور جلسه، تصمیمات اخذ شده توافقات، انتصابات نوشته شده و پس از تکمیل هرچه سریعتر در بین افراد ذیربط توزیع گردد.
۱-هدف و دامنه کاربرد :
هدف از این روش تشریح نحوه برگزار نمودن جلسات بازنگری مدیریت به منظور اطمینان از تداوم و اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت شرکت در برآورده نمودن نیازمندیهای خواهشی، نظام نامه و اهداف شرکت و همچنین اطمینان از بهبود مستمر این سیستم می باشد و محدوده این فعالیت در داخل شرکت و در تمامی واحدهای مؤثر بر کیفیت نافذ می باشد.
۲- تعاریف :
کلیه واژه های به کار رفته در این سند کاملاً گویا بوده و نیازی به تعریف ندارند.
۳- مستندات و سوابق :
۳-۱- فرم صورت جلسات (MAN/F/01)
۴- روش اجرا :
۴-۱ – مسئولیتها :
۴-۱-۱- قائم مقام مدیر عامل : مدیریت جلسات و ارزیابی سیستم ممیزی داخلی، شکایات و اقدامات اصلاحی و نیز مسئول تأیید زمان و پیش نویس دستور جلسه می باشد.
۴-۱-۲- نماینده مدیریت : ارائه گزارشات اقدامات اصلاحی، پیشگیرانه و ممیزی داخلی و نیز مسئول ارائه پیشنها زمان تشکیل جلسه و تهیه پیش نویس دستور جلسه می باشد.
۴-۱-۳- تضمین کیفیت : مسئول تهیه فرمهای اقدام اصلاحی از جلسات می باشد. توزیع صورتجلسه و پیگیری مصوبات جلسات و گزارش قائم مقام مدیر عامل
۴-۱-۴- دیگر سرپرستان با مدیران : ارائه گزارشات عدم تطابق
۴-۱-۵- منشی مدیر عامل : مسئول انجام و هماهنگی لازم در جهت برگزاری جلسه می باشد.
مفهوم و جایگاه خلاقیت و نوآوری
گلیفورد (GUILFORD) خلاقیت را با تفکر واگرا (دست یافتن به رهیافتهای جدید برای حل مسائل) در مقابل تفکر همگرا (دست یافتن به پاسخ صحیح) متراداف می دانست . (شهرآرای – مدنی پور، ۱۳۷۵، ص ۳۹).
لوتانز (۱۹۹۲) : استاد رفتار سازمانی، خلاقیت را به وجود آوردن تلفیقی از اندیشه ها و رهیافتهای افراد و یا گروهها در یک روش جدید، تعریف کرده است. بارزمن خلاقیت را فرآیند شناختی از به وجود آمدن یک ایده، مفهوم، کالا یا کشفی بدیع می داند. (همان منبع، ص ۳۹).
هالت (۱۹۹۸) : اصطلاح نوآوری را در یک مفهوم وسیع به عنوان فرآیندی برای استفاده از دانش یا اطلاعات مربوط به منظور ایجاد یا معرفی چیزهای تازه و مفید به کار برد، وارکینگ (VARKING) نیز توضیح می دهد که ، نوآوری هر چیز تجدیدنظر شده است که طراحی و به حقیقت درآمده باشد و موقعیت سازمان را در مقابل رقبا مستحکم کند و نیز یک برتری رقابتی بلند مدت را میسر سازد. به عبارتی نوآوری خلق چیز جدیدی است که یک هدف معین را دنبال و به اجرا رساند.
بنابراین، در یک تعریف کلی می توان نوآوری را به عنوان هر ایده ای جدید نسبت به یک سازمان و یا یک صنعت و یا یک ملت و یا در جهان تعریف کرد. (خداداد حسینی، ۱۳۷۸ ، ص۴۸).
تفاوت خلاقیت و نوآوری
خلاقیت اشاره به آوردن چیزی جدید به مرحله وجود دارد، در حالی که نوآوری دلالت برآوردن چیزی جدید به مرحله استفاده دارد. (دیویس ، ۱۹۶۹) همچنین (رزنفلند و سروو ۱۹۹۰) ماهیت خلاقیت یا اختراع را از نوآوری به وسیله معادله زیر تفکیک کردند:
– خلاقیت به معنای توانایی ترکیب ایده ها در یک روش منحصر به فرد یا ایجاد پیوستگی بین ایده هاست. (رابینز، ۱۹۹۱) .
– خلاقیت عبارت است از به کارگیری توانائیهای ذهنی برای ایجاد یک فکر یا مفهوم جدید ( رضائیان، ۱۳۷۳)
– نوآوری فرایند اخذ ایده خلاق و تبدیل آن به محصول، خدمات و روشهای جدید عملیات است. (رابینز، ۱۹۹۱).
– نوآوری عبارت است از عملی و کاربردی ساختن افکار و اندیشه های نو ناشی از خلاقیت، به عبارت دیگر، در خلاقیت اطلاعات به دست می آید و در نوآوری، آن اطلاعات به صورتهای گوناگون عرضه می شود. (رابینز ۱۹۹۱) تغییر ایجاد هرچیزی است که با گذشته تفاوت داشته باشد، اما نوآوری اتخاذ ایده هایی است که برای سازمان جدید است. بنابراین، تمام نوآوریها منعکس کننده یک تغییرند اما تمام تغییرها، نوآوری نیستند. (ریچارد، ال، داف، ۱۹۹۲).
فرآیند خلاقیت به ترتیب در برگیرنده مراحل روبرو شدن باایده یا مشکل، شدت روبرو شدن و رابطه روبرو شدن با محیط است که فرد خلاق را احاطه کرده است.
(اتریک، ۱۹۷۴) از صاحب نظران مدیریت، فرآیند خلاقیت را از اندیشه تا عمل به سه مرحله : به وجود آوردن اندیشه، پرورش اندیشه و به کارگیری اندیشه تقسیم کرده است.

مراحل خلاقیت عملی و قابل اجراتری را که ازپنج مرحله تشکیل شده است، پیشنهاد می کند این مراحل به ترتیب عبارتند از : جذب اطلاعات ، الهام، آزمون، پالایش و عرضه.

آلبرشت معتقد است که از شخص خلاق، اطلاعات پیرامون خود را جذب می کند و برای بررسی مسائل، رهیافتهای مختلفی را مورد بررسی قرار می دهد. زمانی که ذهن فرد خلاق از اطلاعات خام انباشته شد، به طور غیر قابل محسوس شروع به کار می کند و پس از تجزیه و تحلیل و ترکیب اطلاعات، رهیافتی برای مسئله ارائه می کند. (شهرآرای، مدنی پور، ۱۳۷۵، ص ۴۱).

۱- یورش فکری (BRAIN STORMING) یا طوفان مغزی : این تکنیک را نخستین بار دکتر الکس، اس، اسبورن مطرح کرد، یورش فکری در واژه نامه بین المللی و بستر چنین تعریف شده است :

اجرای یک تکنیک گردهمایی که از طریق آن گروهی می کوشند راه حلی برای یک مسئله بخصوص با انباشتن تمام ایده هایی که در جا به وسیله اعضا ارائه می گردد بیابند. (آقایی، ۱۳۷۷، ص ۱۱۹) یعنی هیچ انتقادی از هیچ ایده ای جایز نیست. به هر ایده ای هرچند نامربوط خوش آمد گفته می شود.

۲- الگوبرداری از طبیعت (BIONICS) : ابداعاتی که در زمینه علم ارتباطات و کنترل در دهه های اخیر شکل گرفته اند. برنامه ریزی های رایانه و موضوع هوش مصنوعی همه با الگوبرداری و تقلید از فعالیتهای مغز آدمی انجام شده اند و روند فعالیتها به گونه ای است که در آینده با ادامه این کار فنون و ابزارهای بدیع و جدیدی ساخته خواهند شد.

۳- تکنیک گروه اسمی (NOMINAL GROUPING) : فرآیند تصمیم گیری متشکل از پنج مرحله است:

اعضاء گروه در یک میز جمع می شوند و موضوع تصمیم گیری به صورت کتبی به هریک از اعضا داده می شود و آنها چگونگی حل مسئله را می نویسند:

هریک از اعضاء به نوبه، یک عقیده را به گروه ارائه می دهد، عقاید ثبت شده در گروه به بحث گذارده می شود تا مفاهیم برای ارزیابی روشن تر و کامل تر شود:
هریک از اعضاء مستقلاً و مخفیانه عقاید را درجه بندی می کنند، تصمیم گروه آن تصمیمی خواهد بود که در مجموع بیشترین امتیاز را بدست آورده باشد. (دالکی، ۱۹۸۶، ص ۱۴۳).
شرایط ایجاد خلاقیت و نوآوری
راههای عمده ای که می تواند محرک خلاقیت باشد، عبارتند از :
۱- فضای حلاق : بدین معنی که مدیریت باید همیشه آماده شنیدن ایده های جدید از هرکس در سازمان باشد. در واقع سازمان باید در جستجوی این گونه فکرها باشد و تنها منتظر ارائه اندیشه جدید نمایند.
۲- دادن وقت برای خلاقیت : مؤسسات برای این منظور می توانند دفتر مخصوصی را به هریک از کارکنانی که شایستگی لازم را دارند اختصاص دهند.
۳- برقراری سیستم پیشنهادات : بدین ترتیب روشی برای ارائه پیشنهادات فراهم می شود.
۴- ایجاد واحد مخصوص خلاقیت : گاهی گروه خاصی از کارکنان برای نوآوری و خلاقیت استخدام می شوند و در بعضی از سازمانها این گروه را واحد تحقیق و توسعه می نامند. این گونه واحد وقتشان را صرف یافتن ایده های جدید برای ارائه خدمات یا ساختن محصول، فناوری می کنند و گاهی تحقیق محض انجام می دهند. (رضائیان، ۱۳۷۳، ص ۵۱-۲۹)

فهرست مطالب
مقدمه. ۳
جلسه چیست؟. ۳
بررسی هزینه ها : ۳
آگاهی از اهداف.. ۳
جلسات رسمی.. ۴
عوامل مؤثر بر برگزاری جلسه. ۵
مقدمات تشکیل جلسه. ۵
انتخاب شرکت کنندگان.. ۵
اطلاع دادن به شرکت کنندگان.. ۶
تهیه و دستور جلسه. ۶
تعیین محل جلسه. ۶
محل نشستن شرکت کنندگان.. ۷
فراهم کردن تمهیدات لازم. ۷
حضور در جلسه. ۸
تنظیم صورت جلسه. ۸
۱-هدف و دامنه کاربرد : ۸
۲- تعاریف : ۹
۳- مستندات و سوابق : ۹
۴- روش اجرا : ۹
چکیده. ۱۴
مقدمه. ۱۴
مفهوم و جایگاه خلاقیت و نوآوری.. ۱۴
تفاوت خلاقیت و نوآوری.. ۱۵
شرایط ایجاد خلاقیت و نوآوری.. ۱۸
راههای عمده ای که می تواند محرک خلاقیت باشد، عبارتند از : ۱۸
ویژگیهای افراد خلاق و نوآور. ۱۹
نتیجه گیری.. ۲۰
منابع و مآخذ. ۲۱
دستورالعمل نظام پیشنهادات.. ۲۳
هدف و دامنه کاربرد: ۲۳
مستندات و سوابق.. ۲۳
۳- دستورالعمل : ۲۳
مقدمه. ۲۶
به کار گیری راهکارهای مذاکراتی : ۲۶
اقدام به حمله. ۲۶
راهکارهای متقابل در برابر پیشی جستن در حمله به قرار زیر است: ۲۷
حمله غافلگیرانه. ۲۹
استفاده از انسان خوب و بد (فرد مثبت و فرد منفی). ۲۹
بازی تکراری آدم خوب / آدم بد. ۳۱
در دست داشتن اختیار جلسه. ۳۱
به کارگیری راهکار فایت اکامپلی (معامله انجام می شود). ۳۳
ایجاد تأخیر برای به دست آوردن زمان.. ۳۳
ایجاد وقفه در مذاکره. ۳۴
پاره ای از راهکارهای خدعه آمیز رایج : ۳۶
اختیارات مشکوک و مبهم. ۳۷
شناختن ترفندهای مذاکراتی.. ۳۷
خنثی کردن ترفندهای مذاکراتی.. ۳۸
مقابله با رفتارهای بیهوده. ۳۸
اگر طرف مذاکره دست به نیرنگ و ترفندهای ناشایست بزند چه باید کرد؟. ۳۹
حفظ برتری.. ۴۱
نتیجه گیری.. ۴۱
منابع و مأخذ. ۴۳
نمونه ای برای روش اجرایی مدیریت مذاکرات.. ۴۴
هدف و دامنه کاربرد : ۴۴
تعاریف : ۴۴
۳- مستندات و سوابق : ۴۵
۴-روش اجرایی : ۴۵
مقدمه. ۴۹
فراگرد پنج مرحله ای مدیریت زمان.. ۵۰
هر فعالیت را برحسب موارد ذیل درجه بندی کنید: ۵۰
الف) اهمیت.. ۵۰
ب) فوریت.. ۵۰
برای مدیریت بهینه زمان، تأمل در نکات ذیل سودمند است : ۵۱
موانع و مشکلات اجرایی شدن این مهارت.. ۵۶
ارتباط سازنده با زمان.. ۵۶
نسلهای مدیریت زمان.. ۵۶
زمان کیفی.. ۵۷
مدیریت زمان و بهره وری.. ۵۸
منحنی کارآیی شخصی.. ۵۸
مدیریت زمان و مدیریت انرژی فردی.. ۵۹
رمز همواره آماده بودن.. ۵۹
بهینه سازی زمان استراحت.. ۵۹
عدم گسترش بیش از حد دامنه فعالیتها ۶۰
ترمز کردن.. ۶۰
سلامت.. ۶۰
موعد مقرر. ۶۰
اجتناب از خطاها ۶۱
منابع : ۶۲

منابع و مأخذ
۱- Managemeht of Negotiation
Northern Insthtute Of Technology (Hamburg ; December 2002)
۲- مهارت گفتگو نویسنده : دون گابور ترجمه: مهدی قراچه داغی انتشارات پیک بهار
۳- فنون مذاکرات تجاری، مؤلف : چارلز ادیسون هاریس، مترجم : محمد ابراغهیم گوهریان ، مؤسسه مطالعات و پژوهش های بازرگانی
۴- اصول و فنون مذاکره ، تألیف : ایراج فیشر و ویلیام یوری ، ترجمه : دکتر مسعود حیدری ، سازمان مدیریت صنعتی
۵- فنون مذاکره ، نویسنده : تیم هیندل ، ترجمه : شفیع الهی ، کیلا «انتشارات سارگل»
۶- فن مذاکره موفق (در یک هفته) نویسنده : پیتر رونالد فلمینگ ، ترجمه و تدوین: گروه کارشناسان ایران ، انتشارات یساولی
۷- اطلاعات اخذ شده از اینترنت
۸- راهکارها و ترفندهای مذاکرات، مقاله، نشریه توسعه مدیریت، شماره هفتاد و دو ، مهر ۱۳۸۵٫